Este protocolo define el funcionamiento interno de la AMPA Cergantes IGE en relación a sus canales de comunicación. Se presentó y aprobó en la asamblea del 6 de junio de 2023. Más información sobre la comisión de comunicaciones.
- Canales de comunicación
- A. Email de la AMPA
- B. Emails de comisiones de trabajo
- C. Enlaces
- D. Boletines email de AMPA – Circulares AMPA
- E. Lista de correo de AMPA
- F. Web
- G. Documentación en carpeta en la nube
- H. Teléfono móvil
- I. Panel de anuncios
- J. Lista de correo de antiguos alumnos / antiguos miembros de AMPA
- K. X (antes Twitter)
- ¿Qué hay que hacer para enviar un mensaje por los canales de la AMPA? #
- Estructura de la AMPA #
Canales de comunicación
Existen varios canales para comunicar lo que hace la AMPA y para comunicarse entre sus miembros. Según la urgencia y contenido de pueden usar unos y otros.
A. Email de la AMPA
Canal de comunicación bidireccional.
Canal principal de comunicación para contactar con la AMPA y para responder desde la AMPA.
Al buzón de correo pueden tener acceso las personas coordinadoras de cada comisión que lo necesite.
El email actual de la AMPA es info@igecervantes.org. Tienen acceso a este buzón de correo los miembros de comisiones y la junta directiva.
Si quieres ponerte en contacto con la AMPA escribe a info@igecervantes.org.
B. Emails de comisiones de trabajo
Canal de comunicación bidireccional.
Si alguna comisión lo necesita, puede disponer de una dirección del tipo nombrecomision@igecervantes.org (por ejemplo: extraescolares@igecervantes.org lo está usando, así como la de Aula matinal con goizeko@igecervantes.org).
¿Cómo funciona? Los mensajes enviados a esa dirección llegan al buzón habitual de la AMPA y se redirigen automáticamente a las cuentas de las personas de la comisión que quieran. Para responder, los miembros de la comisión pueden responder desde sus correos personales (poniendo en copia al email de la AMPA, para que quede registrada la respuesta) o responder desde el email de la AMPA directamente, y así mantener su privacidad.
C. Enlaces
Canal de difusión.
Grupo de WhatsApp en el que hay una persona representante («Enlace») de cada una de las clases y de cada una de las comisiones de la AMPA.
Su función es la de difundir información de forma rápida a cada una de las clases usando los grupos de WhatsApp de cada una de las clases.
Si los grupos de las clases no existen, la persona coordinadora de Enlaces se encarga de crearlos.
No es un espacio de debate.
Lo gestiona un persona de la comisión de comunicación. Ver funcionamiento de Enlaces.
Se sugiere que haya una persona de la AMPA en la presentación de principio de curso para explicar cómo funciona el sistema de Enlaces.
D. Boletines email de AMPA – Circulares AMPA
Canal de difusión.
Es el sistema para enviar mensajes por email a todos los asociados desde la cuenta de la AMPA.
Usa la base de datos de asociados que se actualiza anualmente. Se puede elegir enviar el mensaje a una o a todas las clases.
Cualquier comisión o grupo de trabajo puede solicitar enviar un boletín, debe coordinarse con la comisión de comunicación.
Anteriormente estos mensajes se enviaban en papel a través de las circulares de la AMPA entregándose al alumnado. Todavía se puede recurrir a ese canal excepcionalmente.
Lo gestiona la comisión de comunicación desde la web a través de un plugin de WordPress.
Alternativamente, también se puede solicitar a la dirección de la escuela que envíe un mensaje a todas las familias por email o en papel..
E. Lista de correo de AMPA
Canal de difusión y debate.
Como toda lista de correo, permite el envío de emails a todas las personas apuntadas. Cualquiera puede escribir un mensaje que será recibido por el resto de asociados (el mensaje aparece etiquetado en su título como [AMPA Cervantes]).
No se deben enviar mensajes de carácter personal para eso escribir al email de la AMPA (Ver apartado A. Email de la AMPA):
Desde el curso 2021-2022 se incluye en esta lista a todas las familias que son miembros de la AMPA. Cada año se actualiza esta lista de correo: se elimina la actual y se añaden las nuevas personas apuntadas.
Se utiliza para enviar información a todas las familias.
Es el lugar para proponer ideas y debatir.
Lo gestiona la comisión de comunicación.
Para enviar un email a la lista hay que enviarlo a ampaeskolacervantes @ googlegroups.com
F. Web
Canal de difusión.
Canal donde publicar información en abierto.
Cualquier comisión o grupo de trabajo puede publicar en la web, para ello debe coordinarse con la comisión de comunicación. Puede tener un usuario para publicar directamente o pedir ayuda.
La web es igecervantes.org.
La AMPA paga anualmente el dominio y servidor.
G. Documentación en carpeta en la nube
Canal de documentación y trabajo
La AMPA gestiona su documentación online en una serie de carpetas en la nube con contenido restringido para quienes coordinan o gestionan comisiones. Allí se guardan las cuentas de la asociación, listado de familias y contactos, las actas de las reuniones o borradores de textos y documentación de proyectos.
Actualmente usan dos carpetas carpeta:
- Una carpeta de acceso más general (comisiones, actas, proyectos)
- Una carpeta de acceso restringido, pues contiene información sensible.
El acceso a la base de datos de los contactos de las familias está restringido a miembros de la junta directiva.
Tienen acceso a los listados de apuntados a las extraescolares los miembros de la comisión de extraescolares.
H. Teléfono móvil
La AMPA tiene un teléfono móvil que gestiona la comisión de comunicación para gestionar Enlaces. Se ha propuesto cerrar este contrato porque no se usa.
I. Panel de anuncios
Canal de difusión.
Actualmente hay dos paneles. Se podría reubicar en el otro patio o en la calle en la fachada del cole o lugar más accesible.
J. Lista de correo de antiguos alumnos / antiguos miembros de AMPA
Canal de difusión y debate. Formulario para apuntarse.
K. X (antes Twitter)
La AMPA cuenta con una cuenta de Twitter que se usa para contar con el público en general lo que hacemos en la AMPA. URL: https://twitter.com/ampacervantes_
¿Qué hay que hacer para enviar un mensaje por los canales de la AMPA? #
Este es un resumen de los pasos a dar para que se pueda enviar un mensaje por los canales de la AMPA:
- Se hace propuesta en la comisión de comunicación de la AMPA.
- Se corrige/edita (extensión, ortografía, claridad, lenguaje inclusivo, aspectos formales, claridad, etc.), preferiblemente en un documento compartido online, para evitar el intercambio de mensajes con correcciones.
- Se traduce al euskera (se envía para ello a la comisión de euskera), preferiblemente en un documento compartido online, para evitar el intercambio de mensajes con correcciones.
- Se envía por los diferentes canales: enlaces/boletín/lista de correo/carteles (y se publica en la web en algunos casos). Junto con la comisión de comunicaciones se piensa un calendario de difusión.
Estructura de la AMPA #
Antes de hablar de comunicación, es necesario clarificar los diferentes grupos de trabajo que integran el funcionamiento de la AMPA. Este es un breve resumen de las estructuras organizativas actuales de la AMPA que se rigen por sus estatutos:
Junta directiva
Compuesta por presidente, vicepresidente, secretaria, tesorero y entre 3 y 7 vocales.
Actualmente se coordina con un grupo de WhatsApp.
Asamblea General
La Asamblea General está formada por la totalidad de socios/as y es el órgano de expresión de la voluntad de éstos/as. Se reúnen varias veces al año y está formada por todas las personas asociadas de la AMPA, esto es, por todas las familias que se apuntan y pagan su cuota de socias cada año. Es el espacio de toma de decisiones (ver estatutos). Se puede comunicar con sus miembros por la lista de correo.
Representantes de familias en Órgano de Máxima Representación (OMR) o consejo escolar
El OMR es el espacio de toma de decisiones del centro escolar en el que está representados profesorado, familias y una persona del ayuntamiento.
No es un órgano de la AMPA. La representación de familias del OMR está compuesta por la/os 18 p/madres que forman parte como representación de familias en el consejo escolar del Cervantess. Se elige a 9 representantes en elecciones cada 2 años.
Son la representación oficial de las familias en la comunidad escolar.
Forman parte en las comisiones oficiales junto con el profesorado.
Actualmente se coordina con un grupo de WhatsApp.
Comisiones o grupos de trabajo de AMPA
Hay varias comisiones para trabajar sobre diversos temas como por ejemplo las extraescolares, comedor o el aula matinal, por citar unas pocas. Ver todas las comisiones.
Cualquier miembro de la AMPA puede entrar a formar parte (o salir) de una comisión previo anuncio en la asamblea. Se revisan sus miembros a principio de cada curso en septiembre. Algunas comisiones de trabajo son oficiales y están formadas por padres/madres miembros del OMR y profesorado (Convivencia, Económica, Revista, Instalaciones). También pueden formar parte de ellas miembros de la AMPA si así lo decide la propia comisión.
Tienen una persona portavoz/coordinadora/enlace que estará en el grupo de Coordinación AMPA que informará regularmente en ese grupo sobre avances o desarrollo de actividades, así como a la Asamblea General. Suelen tener un grupo de WhatsApp asociado, pero no siempre.
Coordinación AMPA
Antes llamado «Grupo motor» es el grupo de personas que desempeñan labores activas en la AMPA, ya sea por participar en grupos de trabajo, comisiones, OMR o junta directiva. De cada grupo de trabajo o comisión al menos una persona tiene que estar en AMPA coordinación.
Su función es la de coordinar las diferentes actividades, contrastar ideas y proyectos, así como reparto de tareas que no estén previamente asignadas. El objetivo es tener un canal de comunicación directo entre los diferentes ámbitos de la AMPA.
Actualmente se coordina con un grupo de WhatsApp. Este grupo no es una estructura formal de toma de decisiones y no está regulado por los estatutos.
Grupo de trabajo temporales
A veces se llevan a cabo iniciativas o proyectos que no tienen la perspectiva de durar indefinidamente y están ligadas a circunstancias temporales o proyectos concretos, como pueden ser, por ejemplo, para una actividad en concreto.
Para su formación debe informarse a Coordinación AMPA, así como puede anunciarse por otros canales de su existencia. Cualquier persona puede entrar a formar parte (o salir) de una comisión previo anuncio en el grupo de coordinación.
Tienen una persona portavoz/coordinadora/enlace que estará en Coordinación AMPA que informará regularmente en ese grupo sobre avances o desarrollo de actividades, así como a la Asamblea General.
Suelen tener un grupo de WhatsApp asociado.
Comisión permanente
No es un órgano de la AMPA.
3 representantes del OMR forman parte de la Comisión permanente, que es la encargada de fijar, junto con la dirección del centro, el orden del día del OMR y otros asuntos corrientes y/o urgentes que no da tiempo a tratarse en una reunión del OMR.
Habitualmente forman parte el/la presidente de la AMPA y otro/as representantes del OMR.
Representantes de AMPA en consejo de distrito de Abando
4 representantes de la AMPA forman parte de las reuniones del consejo de distrito y de sus comisiones técnicas. Se eligen cada 4 años, tras las elecciones municipales. Ver reglamento.
Representante en consejo escolar municipal
Actualmente 1 miembro de la AMPA forma parte del consejo escolar municipal de Bilbao. Ver reglamento.